Време за четене: 1 минута

Как се свиква и провежда заседание на Настоятелството на фондация – необходими документи

Материалът е част от Кампанията „(Пре)Регистрация на НПО: Как да се справяме по-добре с Регистъра на ЮЛНЦ?“, посветена на регистърната реформа за ЮЛНЦ. Включва поредица от разяснителни материали и събития, които да са в полза на гражданските организации при подготовката, оформянето и подаването на документи за регистрация, пререгистрация, вписване на промени и обявяване на актове в Регистъра на ЮЛНЦ към Агенция по вписванията. След промените в ЗЮЛНЦ от 18.12.2020 г. актуалният краен срок за пререгистрация на НПО е до 31.12.2022 г.

НАСТОЯТЕЛСТВО НА ФОНДАЦИЯ

Всяка фондация, която е в обществена полза, има минимум 2 органа – 1) върховен орган и 2) управителен орган. Фондация в частна полза може да има и само 1 – управителен орган, който изпълнява функциите и на върховния. По волята на учредителя и фондацията в частна полза може да е с върховен колективен орган.

В практиката се е установило върховният колективен орган на фондация да се нарича „Настоятелство“ (този термин ще използваме в материала). Други често използвани имена са „Съвет на настоятелите“, „Съвет на учредителите“.

Настоятелството не управлява пряко организацията, но контролира нейното управление. Затова върховният колективен орган стои над управителния (който може да бъде едноличен или колективен) – най-често наричан в практиката „Директор“ (този термин ще използваме в материала) или „Изпълнителен директор“, „Управител“, „Председател“ – и следи за неговата оперативна работа по ръководене на организацията. Същото важи и когато управителният орган е колективен (по-известен като „Управителен съвет“, „Изпълнителен съвет“ и пр.) Настоятелите (които трябва да са най-малко трима, за да има мнозинство), взимат най-важните решения, свързани с „живота“ и развитието на организацията.

Затова единствено и само Настоятелството има правото да:

  • Изменя и допълва Учредителния акт*;
  • Избира и освобождава Директора;
  • Взима решения за преобразуване и прекратяване на фондацията;
  • Приема бюджета на фондацията;
  • Приема отчета за дейността на Директора;
  • Отменя решенията на другите органи на фондацията, които противоречат на закона, Учредителния акт или други вътрешни актове.

* Когато към Учредителния акт са приети вътрешно-устройствени правила, изнесени в отделен Устройствен акт, който е неразделна част от Учредителния акт, за изменение и допълнение на Учредителния акт се смятат промените в Устройствения акт.

ВАЖНО! Всичко, което е свързано с правомощията на Настоятелството и на Директора, решенията, които взимат, правилата за свикване и провеждане на заседания и за взимане на решения, е разписано в текстовете за Общото събрание и Управителния съвет на сдруженията в Закона за юридическите лица с нестопанска цел (ЗЮЛНЦ).   

Виж как се формират органите на фондацията и техните правомощия – в чл. 35, чл. 39 и от чл. 25 до чл. 32 от Закона за юридическите лица с нестопанска цел

 

СВИКВАНЕ НА ЗАСЕДАНИЕ НА НАСТОЯТЕЛСТВОТО

Настоятелството се свиква от Директора по негова инициатива или по искане на 1/3 от настоятелите. Ако в последния случай Директорът в 2-седмичен срок не отправи писмено покана за свикване на заседание на Настоятелството, то може да се свика от окръжния съд (по седалище на фондацията) по писмено искане на заинтересованите настоятели или на упълномощено от тях лице.

Когато фондацията е в частна полза и има 1 орган на управление, то той взима решенията си самостоятелно и в писмена форма, без да е необходимо свикване на заседание.

I. ПОКАНА ЗА СВИКВАНЕ НА ЗАСЕДАНИЕ НА НАСТОЯТЕЛСТВОТО 

Когато дойде време за годишното отчитане на фондацията или изтича мандатът на управителния орган, или има предложения за промени в Учредителния акт, или други важни въпроси за обсъждане от компетентността на Настоятелството, Директорът изпраща покана до всички настоятели.

Поканата за свикване на заседание на Настоятелството трябва да съдържа най-малко информация за:

  1. Деня, часа, мястото за провеждане на заседание на Настоятелството и по чия инициатива се свиква (напр. от Директора);
  2. Дневния ред.

Поканата се изпраща според процедурата и в срока, предвидени в Учредителния акт на фондацията.

Ето и някои от възможните варианти за изпращане на поканата за свикване на заседание на Настоятелството :

  • Изпраща се по имейл до електронната поща на всеки един от настоятелите;
  • Връчва се лично срещу подпис за получаване от всеки настоятел поотделно;
  • Публикува се на сайта на фондацията;
  • Обявява се в Регистъра на ЮЛНЦ към Агенция по вписванията и заедно с това се поставя на мястото за обявления в сградата или офиса, където е адресът на управление на фондацията, най-малко 1 месец преди насрочения ден – това е редът за свикване на Общо събрание при сдруженията според ЗЮЛНЦ и се прилага в случаите, когато в Учредителния акт не е изрично посочен друг ред. За обявяване на поканата в Регистъра на ЮЛНЦ се плаща държавна такса от 40 лв. (ако заявлението се подава на хартия) или 20 лв. (ако се подава с електронен подпис).

Виж законовата процедура и срок за свикване на Общо събрание на сдружение, което може да приложи и за нуждите на фондация – в чл. 26, ал. 3 от Закона за юридическите лица с нестопанска цел

ВНИМАНИЕ! Преди да изпратите поканата за свикване на заседание на Настоятелството, пребройте внимателно дали ще може да спазите минималния срок за свикването на настоялите, предвиден в Учредителния акт. Ако е определен в дни (напр., в 14-дневен срок), срокът започва да тече от деня, следващ деня на изпращане на поканата, и изтича в деня, преди датата на заседанието.

Пример: Ако в Учредителния акт пише, че срокът за свикване на заседание на Настоятелството е 14-дневен и Директорът е решил годишното му заседание да се проведе на 16 март, поканата трябва да бъде изпратена до настоятелите най-късно на 1 март, за да може на 15 март да изтече 14-дневният срок за свикване.  

ПРОВЕЖДАНЕ НА ЗАСЕДАНИЕ НА НАСТОЯТЕЛСТВОТО

I. КВОРУМ

Заседанието на Настоятелството се провежда на датата, часа, мястото и при дневния ред, посочени в поканата. Решения по точките от дневния ред могат да се вземат само ако е налице кворум. В случай че в Учредителния акт няма друго специално правило, заседанието ще се проведе законно, ако присъстват повече от 50% от всички настоятели. Ако присъстват по-малко от половината, Настоятелството може да  проведе заседание при условията на спадащ кворум – събранието се отлага с един час по-късно на същото място и при същия дневен ред и може да се проведе, колкото и настоятели да се явят. Важно е в Протокола от заседанието да се посочи какъв е броят на присъстващите от общия брой на настоятели. Протоколът се подписва от всички присъстващи настоятели.

Ако е предвидено в Учредителния акт, заседанието на Настоятелството може да се проведе и дистанционно. В този случай за присъстващ се счита всеки настоятел, с когото има двустранна телефонна или друга подходяща връзка (скайп, зуум или друга онлайн платформа), гарантираща установяването на самоличността му и позволяваща участието му в обсъждането и вземането на решения. Гласуването на този настоятел се удостоверява в протокола от председателстващия заседанието.

Настоятелството може да взима неприсъствени решения, без да се провежда заседание, ако протоколът за взетото решение бъде подписан без забележки и възражения за това от всички настоятели.

Виж правилата за кворум за провеждане на Общо събрание, приложими и към фондацията – в чл. 27 от Закона за юридическите лица с нестопанска цел

Виж правилата за провеждане на дистанционно заседание и взимане на неприсъствени решения от Управителен съвет на сдружение, приложими и към фондацията – в чл. 32, ал. 3 и 5 от Закона за юридическите лица с нестопанска цел

II. ПРЕДСЕДАТЕЛСТВАЩ И ПРОТОКОЛИСТ

В началото на заседанието настоятелите избират измежду състава си председателстващ, който да ръководи заседанието (освен ако фондацията няма предварително избран постоянен Председател на Настоятелството) и Протоколист, който да изготвя протокола от него. След заседанието Председателстващият и Протоколистът подписват протокола от заседанието на Настоятелството.

III. ГЛАСУВАНЕ

Всеки настоятел има право на 1 глас при гласуване на точките от дневния ред. Едно лице-пълномощник може да представлява не повече от трима настоятели, освен ако в Учредителния акт  не е предвидено друго правило за представителство. За да няма конфликт на интереси, настоятел не може да гласува по въпроси, които се отнасят до него/нея, негов/нейн съпруг(а), до роднина по права или по съребрена линия или до друго юридическо лице, което управлява.

На заседанието се вземат решения само по въпроси, които са включени в дневния ред, обявен в поканата за свикване на Настоятелството. Тоест, не може на самото заседание да се реши, че ще се добави нова точка в дневния ред, дори и всички присъстващи настоятели да са съгласни. Затова в практиката се е наложило включването на допълнителна точка от дневния ред: „Други“ или „Разни“, за да се обезпечи легитимността на решения по въпроси, които са възникнали след свикване на Настоятелството. В точка „Други“ или „Разни“ не могат да се включват въпроси за обсъждане и гласуване, които са свързани със основните правомощия на Настоятелството (промени в Учредителния акт, избор и освобождаване на Директора, прекратяване на фондацията, приемане на бюджет и отчети и др.).

Ако в Учредителния акт не са предвидени по-високи изисквания за мнозинство при вземане на решения, трябва да се съобразим с минималните предвидени в закона:   

  • Решението за изменение и допълнение на Учредителния акт се взима само ако в негова подкрепа са гласували „ЗА“ повече от 2/3 от присъстващите.
  • Решението за преобразуване или прекратяване на фондацията се взима само ако в негова подкрепа са гласували „ЗА“ повече от 2/3 от присъстващите.
  • Всички останали решения (за избиране на Директор, за приемане на годишен финансов отчет, за приемане на бюджета и пр.) се взимат с обикновено мнозинство, за което е достатъчно да са гласували „ЗА“ повече от 50% от присъстващите.

Виж правилата за гласуване и взимане на решения от Общо събрание на сдружение, приложими и към фондация – в чл. 28 и ал. 29 от Закона за юридическите лица с нестопанска цел

IV. ПРОТОКОЛИРАНЕ НА РЕШЕНИЯТА НА НАСТОЯТЕЛСТВОТО

Правилото гласи – за да остане писмена следа, за всяко заседание на Настоятелството се съставя Протокол. Той служи като писмено доказателство за всички обсъждани въпроси и взети решения на върховния орган. Няма законово утвърден образец на протокола. Той се изготвя в свободна форма, но задължително трябва да съдържа най-малко информация за:

  1. Датата, часа и мястото на провеждане на заседание на Настоятелството и по чия инициатива е свикано (напр., от Директора или от Председателя на Настоятелството) и евентуално, при спадащ кворум – отложения час на заседанието;
  2. Брой настоятели, които присъстват от целия състав на Настоятелството – за доказване на наличието на кворум (трябва да има пълно съвпадане между броя на подписалите се настоятели в Протокола и броя на присъстващи настоятели, посочен в Протокола);
  3. Имената на избраните Председателстващ заседанието и Протоколист;
  4. Дневния ред на заседанието на Настоятелството;
  5. Решенията, взети от Настоятелството по всяка отделна точка от дневния ред – с обозначение на броя гласове „ЗА“, „ПРОТИВ“, „ВЪЗДЪРЖАЛ СЕ“ или при условията на единодушие – за доказване, че решенията са били взети при спазване на необходимото мнозинство (общият брой на гласувалите трябва да съвпада с броя на присъстващите);
  6. Часа на закриване на заседанието на Настоятелството;
  7. Имената и подписите на Председателстващия заседанието и на Протоколиста.

V. СЪГЛАСИЕ НА УЧРЕДИТЕЛЯ/УЧРЕДИТЕЛИТЕ

Винаги когато предстои Настоятелството да обсъжда конкретни въпроси, помним, че трябва да прегледаме отново процедурите в Учредителния акт и дали в него са разписани запазени права на Учредителя/Учредителите на фондацията. Ако има такива – на първо място се съобразяваме с тях! Ето и няколко примерни варианти на запазени права на Учредителя/Учредителите,  които трябва да вземем под внимание:

  • Учредителите (двама или повече) са запазили правото си да одобряват решенията на Настоятелството за изменения на Учредителния акт и за избор и освобождаване на Директора – в този случай се изисква решенията на Настоятелството да бъдат представени пред Учредителите, а тяхното одобрение на всяко едно от решенията поотделно да бъде оформено в Протокол от събрание на Учредителите, подписан от всички Учредители;
  • Учредителят е запазил правото си да одобрява решенията на Настоятелството за избор и освобождаване на настоятелите, за изменение на целите на фондацията и за нейното прекратяване – в този случай се изисква решенията на Настоятелството да бъдат представени пред Учредителя, а неговото/нейното одобрение на всяко едно от решенията поотделно да бъде оформено в Решение, подписано от Учредителя.

 

НЕОБХОДИМИ ДОКУМЕНТИ ПРИ ВПИСВАНЕ НА ПРОМЕНИ, ПРИЕТИ ОТ НАСТОЯТЕЛСТВОТО НА ФОНДАЦИЯ, В РЕГИСТЪРА НА ЮЛНЦ КЪМ АГЕНЦИЯ ПО ВПИСВАНИЯТА

За да сме напълно прилежни при ръководенето на нашата фондация, е много важно да събираме и да съхраняваме пълния комплект документи от всяко заседание на Настоятелството – на хартия или в сканиран/електронен вариант. При евентуални спорове, тези документи могат да послужат като доказателства за редовното или нередовно свикване на настоятелите или за легитимно или нелегитимно взетите решения от тях.

Когато в резултат на взети от Настоятелството решения настъпят промени в обстоятелствата (например, нов представляващ) или в актове на фондацията (например, изменения в правилата за свикване на настоятелите, т.е. промяна в Учредителния акт), е необходимо това да се обяви в Агенция по вписванията. Срокът е едномесечен от датата на провеждане на заседанието. А към заявлението (А16 – за вписване на промени, и Г1 – за обявяване на актове) винаги следва да прилагаме документите, които доказват взетите от Настоятелството решения.

Свалете си този списък с документи и го преглеждайте винаги когато подавате документи към Агенция по вписванията по повод промени в резултат на решения на Настоятелството на фондацията.

И не забравяйте – винаги правете справка за актуалните изисквания на закона и първо преглеждайте чл. 33т. от Наредба № 1 от 14 февруари 2007 г. за водене, съхраняване и достъп до Търговския регистър и Регистъра на юридическите лица с нестопанска цел.

 

Надяваме се, че този материал беше полезен за Вас.

Ако имате допълнителни въпроси, може да ни пишете на info@bcnl.org или да ни се обадите на (+359) 88 903 66 31.

 

Заглавна снимка: The climate reality project/Unsplash